Ersatzteile und Arbeitszeit direkt am Einsatzort erfassen

Kurze Antwort: Ersatzteile und Arbeitszeit am Einsatzort zu erfassen bedeutet, dass der Techniker direkt am Gerät, an der Maschine, im Moment der Reparatur bestätigt, welche Teile er verwendet hat und wie lange der Auftrag gedauert hat, statt sich später am Schreibtisch daran zu erinnern. Ein mobiler Arbeitsauftrag, der die Ersatzteilauswahl und die Zeitbestätigung verlangt, bevor er geschlossen werden kann, macht diesen Rekonstruktionsschritt komplett überflüssig.

Ersatzteile und Arbeitszeit am Einsatzort zu erfassen macht den Unterschied zwischen einem Instandhaltungsdatensatz, der widerspiegelt, was tatsächlich passiert ist, und einem, der widerspiegelt, woran sich jemand eine Stunde später noch erinnert. Workerbase schließt Instandhaltungsaufträge direkt an der Maschine ab: Der Techniker bestätigt verbrauchte Ersatzteile und aufgewendete Zeit als Teil des Arbeitsabschlusses, nicht als separaten Papierkram im Nachhinein.

Die meisten CMMS-Plattformen haben längst Felder für Ersatzteile und Arbeitszeit, von der Frage, wie Sie eine auswählen, bis zum täglichen Betrieb. Die Lücke zwischen dem Moment, in dem der Schraubenschlüssel weggelegt wird, und dem Moment, in dem jemand die Zahlen eintippt, ist genau dort, wo die Genauigkeit verloren geht. Deshalb verlieren Instandhaltungsleiter das Vertrauen in ihre eigenen MTTR- und Kosten-pro-Reparatur-Werte, eine Lücke, die der Instandhaltungsmanagement-Ansatz von Workerbase schließt, indem er Maschinenalarme direkt mit Technikern verbindet.

Was bedeutet „Einsatzort" für einen Instandhaltungsdatensatz?

Einsatzort bedeutet, dass die Dateneingabe an der Maschine erfolgt, während der Reparatur, nicht an einem Terminal, nachdem der Techniker bereits zum nächsten Auftrag weitergezogen ist. Ein Arbeitsauftrag, der erst geschlossen werden kann, wenn Ersatzteile und Zeit auf demselben Gerät bestätigt wurden, das der Techniker in der Hand hält, macht die Dokumentation zu einem Nebenprodukt der eigentlichen Arbeit, nicht zu einer zweiten Aufgabe.

Das ist wichtig, weil ein Techniker, der die Maschine bereits verlassen hat, rekonstruiert, statt zu berichten. Er schätzt, wie lange der Lagertausch vor vierzig Minuten gedauert hat, und rät, welche von drei ähnlichen Dichtungen er aus dem Regal genommen hat. ISO 55001, Abschnitt 7.6, verlangt von Organisationen, die benötigten Datenattribute festzulegen und zu bestätigen, dass die Daten dem Zweck entsprechen. Ein Datensatz, der auf der Erinnerung eines Technikers an die Schicht beruht, erreicht diesen Standard selten, selbst wenn das Feld im Formular korrekt ausgefüllt ist.

Warum verschlechtern sich Ersatzteil- und Arbeitszeitdaten zwischen Reparatur und Bericht?

Ersatzteil- und Arbeitszeitdaten verschlechtern sich, weil der Techniker, der die Arbeit ausgeführt hat, und die Person, die sie protokolliert, durch Zeit, Ort oder beides getrennt sind. Papierbegleitscheine werden am Ende der Schicht ausgefüllt. Desktop-CMMS-Terminals stehen im Instandhaltungsbüro, nicht auf dem Shopfloor. Jeder Schritt zwischen Reparatur und Datensatz ist eine Gelegenheit für die Zahl, abzudriften.

Der Effekt verstärkt sich. McKinsey fand heraus, dass Systeme, die am Einsatzort detaillierte Zustandsdaten von Anlagen erfassen, den Abschluss von Arbeitsaufträgen und die Abrechnung mit Dienstleistern genauer und schneller machen, mit Kosteneinsparungen von 15 bis 30 Prozent, wo die Umsetzung sich bewährt hat. Ein Instandhaltungsbudget, das auf echten Zahlen beruht, sieht grundlegend anders aus als eines, das auf dem beruht, was drei Tage später in einem ruhigen Moment eingetippt wurde.

Ersatzteildaten haben ihre eigene Version dieses Abdriftens. Nach dem APICS/ASCM Supply Chain Operations Reference-Framework gilt eine Bestandsgenauigkeit von 95 bis 98 Prozent als akzeptabler Bereich für den Standardbetrieb, und jede Reparatur, die mit der falschen Teilenummer oder ganz ohne Teilenummer erfasst wird, ist ein weiterer Grund, warum eine Lagerzählung darunter landet. Ein Techniker, der das Teil auf seinem Gerät bestätigt, während er es aus dem Fach nimmt, schließt diese Lücke direkt an der Quelle, statt sie der nächsten physischen Zählung zu überlassen.

Wie bauen Sie einen Erfassungsschritt am Einsatzort in einen Instandhaltungsworkflow ein?

Bauen Sie ihn als verpflichtenden Schritt in den Arbeitsauftrag selbst ein, nicht als optionales Feld, das der Techniker überspringen kann. Der Arbeitsauftrag sollte erst geschlossen werden, wenn sowohl verbrauchte Ersatzteile als auch aufgewendete Zeit auf dem Gerät, an der Maschine, bestätigt wurden.

1. Lösen Sie den Arbeitsauftrag durch das Signal aus, nicht durch einen Rundgang. Ein Alarm- oder Sensorereignis erstellt die Aufgabe automatisch, sodass ein Zeitstempel dafür existiert, „wann das Problem begonnen hat", an den sich niemand erinnern muss.
2. Leiten Sie ihn mit bereits angehängtem Reparaturkontext an den Techniker weiter. Alarmhistorie und frühere Reparaturen an derselben Anlage bedeuten, dass der Techniker die Uhr nicht damit startet, erst nach Informationen zu suchen.
3. Verlangen Sie eine Ersatzteilbestätigung, bevor der nächste Schritt freigeschaltet wird. Der Techniker wählt das verwendete Teil aus der eigenen Ersatzteilliste der Anlage aus oder scannt es, statt es in ein Freitextfeld einzutragen, das unter Zeitdruck abgekürzt wird.
4. Verlangen Sie die Zeitbestätigung beim Abschluss, nicht am Schichtende. Das Gerät stempelt den Start und fordert einen Stopp an, sodass „wie lange hat das gedauert" eine Bestätigung ist, keine Schätzung.
5. Schreiben Sie die Lösung automatisch zurück. Wenn ein CMMS wie SAP PM, Maximo oder Infor EAM den Arbeitsauftrag bereits führt, sollten die an der Maschine erfassten Ersatzteil- und Arbeitszeitdaten ohne zweiten Eingabeschritt zurücksynchronisiert werden.

Das zu konfigurieren erfordert kein IT-Projekt. Ein Instandhaltungsplaner kann den Bestätigungsablauf für Ersatzteile und Arbeitszeit direkt aufbauen oder anpassen, die Schritte beschreiben, die der Workflow erzwingen soll, und ihn auf den Geräten der Techniker live schalten, ohne dass eine Änderungsanfrage in einer Warteschlange liegen bleibt.

Was ändert sich, wenn Ersatzteile und Arbeitszeit so erfasst werden?

Der Instandhaltungsdatensatz wird vom Rekonstruktionsversuch zum Nebenprodukt der eigentlichen Arbeit und speist eine strukturierte, durchsuchbare Wissensdatenbank statt eines Aktenschranks. Kosten-pro-Reparatur-Werte spiegeln wider, was tatsächlich verbraucht wurde. Die MTTR spiegelt die tatsächliche Zeit am Werkzeug wider, keine gerundete Schätzung. Und wenn sich ein Muster abzeichnet, etwa dasselbe Teil, das an derselben Anlage alle sechs Wochen ausfällt, existieren die Daten, um es zu belegen, bereits, weil niemand daran denken musste, es aufzuschreiben. Das ist auch, was Predictive Maintenance möglich macht statt nur wünschenswert.

Dantherm, ein Hersteller von HVAC- und Klimatechnik, hat seine Shopfloor-Qualitäts- und Produktionsprozesse mit Workerbase digitalisiert und verfügt jetzt über vollständige Rückverfolgbarkeit von der Arbeitsstation bis zum ERP, bei einem Rückgang ungeplanter Linienstopps um 36 Prozent. Papierprozesse, die früher die Arbeit vom Datensatz trennten, sind in der gesamten Produktion verschwunden.

Häufige Fehler bei der Erfassung von Ersatzteil- und Arbeitszeitdaten

Das Feld optional machen. Ein optionales Ersatzteilfeld wird unter Zeitdruck jedes Mal übersprungen. Nur ein Feld, dessen Bestätigung den Arbeitsauftrag tatsächlich zum Abschluss verpflichtet, ist wirklich Teil des Prozesses, unabhängig davon, was das Formular sagt.

Freitext-Ersatzteileingabe statt einer Auswahlliste. Ein Techniker, der eine Teilenummer aus dem Gedächtnis eintippt, wird abkürzen, sich vertippen oder raten. Die Auswahl aus der eigenen registrierten Ersatzteilliste der Anlage macht aus dem Raten eine Auswahl.

Arbeitszeit nur am Schichtende erfassen. Ein Arbeitszeitprotokoll am Schichtende ist ein Gedächtnistest über jeden Auftrag, den der Techniker an diesem Tag bearbeitet hat. Die beim Abschluss jedes einzelnen Arbeitsauftrags bestätigte Zeit ist genau, weil sie unmittelbar erfolgt.

Das als Reporting-Problem statt als Workflow-Problem behandeln. Bessere Dashboards erzeugen keine besseren Daten. Die Daten müssen korrekt an der Quelle erfasst werden. Das Dashboard zeigt nur, was ohnehin schon korrekt war.

Häufig gestellte Fragen

Verlangsamt die Erfassung von Ersatzteilen und Arbeitszeit am Einsatzort die Techniker?

Nein. Sie ersetzt einen langsameren Schritt, statt einen zusätzlichen hinzuzufügen. Ein Teil oder eine Zeit auf einem mobilen Gerät an der Maschine zu bestätigen, dauert Sekunden und geschieht als Teil des Arbeitsabschlusses, den der Techniker ohnehin durchführt. Einen Papierbegleitschein oder ein Desktop-Terminal später auszufüllen, dauert länger und kommt zusätzlich zur nächsten Aufgabe hinzu, statt sie zu ersetzen.

Was ist der Unterschied zu einem Standard-CMMS-Arbeitsauftrag?

Ein Standard-CMMS-Arbeitsauftrag hat Felder für Ersatzteile und Arbeitszeit, aber nichts zwingt den Techniker, sie an der Maschine auszufüllen oder sie akkurat zu halten. Die Erfassung am Einsatzort macht die Bestätigung zu einem verpflichtenden Schritt beim Abschluss der Aufgabe selbst, am Ort und im Moment, in dem die Arbeit stattgefunden hat, statt zu einem separat ausgefüllten Formular.

Benötigen wir dafür neue Hardware?

Nein. Die Erfassung am Einsatzort läuft auf dem Smartphone, Tablet oder der Industrie-Smartwatch, die ein Techniker bereits bei sich trägt oder problemlos einführen kann. Die Voraussetzung ist ein Workflow, der die Bestätigung an der Maschine verlangt, nicht ein bestimmtes Gerät.

Wie lässt sich das mit unserem bestehenden CMMS verbinden?

Wenn Ersatzteile und Arbeitszeit bereits in SAP PM, Maximo oder Infor EAM erfasst werden, kann der Arbeitsauftrag weiterhin dort entstehen. Workerbase erweitert dieses System für den eigentlichen Erfassungsschritt auf das Gerät des Technikers und schreibt die bestätigten Ersatzteil- und Arbeitszeitdaten anschließend automatisch in das CMMS zurück. So entsteht keine doppelte Eingabe und kein zweites System, das gepflegt werden muss.

Was passiert mit Arbeitszeit- und Ersatzteildaten, die in unserem System bereits ungenau sind?

Bestehende Ungenauigkeiten werden nicht rückwirkend korrigiert, aber sie hören auf, sich zu verstärken. Jede Reparatur, die ab dem Live-Start des neuen Workflows korrekt erfasst wird, ist eine echte Zahl, und das Verhältnis von genauen zu geschätzten Datensätzen verbessert sich mit jeder Schicht, statt konstant zu bleiben, während sich immer mehr Schätzungen auf alten stapeln.

Gilt das nur für reaktive Reparaturen, oder auch für die vorbeugende Instandhaltung?

Beides. Eine PM-Aufgabe, die bei jedem Schritt eine Ersatzteil- und Zeitbestätigung verlangt, erzeugt denselben präzisen Datensatz wie eine reaktive Reparatur. Aus „der PM-Plan existiert" wird so „der PM-Plan wird nachweislich ausgeführt", genau die Lücke, die die meisten Instandhaltungsleiter derzeit nicht schließen können.

Wie lange dauert es, einen Erfassungsworkflow für Ersatzteile und Arbeitszeit live zu schalten?

Die Konfiguration des Workflows selbst dauert für einen Instandhaltungsplaner Minuten, sobald die Ersatzteilliste der Anlage und die Bestätigungsschritte definiert sind. Workerbase-Einführungen gehen auf einer Produktionslinie typischerweise innerhalb von zwei Wochen live, mit messbarer Wirkung innerhalb von 30 Tagen. Fordern Sie eine Demo an, um den Bestätigungsschritt für Ersatzteile und Arbeitszeit an einem echten Arbeitsauftrag zu sehen.